退職者のアカウントを棚卸しする手順｜Google Workspace・Microsoft 365

公開：2026年10月14日／最終更新：2026年10月14日／Moshiru 岡﨑悠太

結論：辞めた人のアカウントや、昔の制作会社・保守会社のアカウントは、パスワードが変わらないまま残りがちで、乗っ取りの入口になります。①全アカウントを書き出す ②持ち主と目的を書き添える ③しばらく使われていないものを止める ④管理者の権限を絞るの4つを、半年に1回行うのがおすすめです。

棚卸しの4ステップ

1. 全アカウントを書き出す

Google Workspaceなら管理コンソールの「ユーザー」、Microsoft 365なら管理センターの「アクティブなユーザー」から、一覧を書き出せます（画面の名前は変わることがあります）。最終ログインの日付も一緒に出しておきます。

2. 持ち主と目的を書き添える

1行ずつ「誰の」「何のための」アカウントかを書きます。info@ や共有のアカウントは、ふだん誰が使っているかも書きます。持ち主が分からないものが、いちばん危ないアカウントです。

3. 使われていないものを止める

辞めた人、最終ログインが数か月前のもの、持ち主が分からないものは、まず「停止」にします。いきなり削除すると、そのアカウントのメールやファイルが失われることがあるため、中身の引き継ぎを決めてから削除します。

4. 管理者の権限を絞る

全体の管理者は2人程度に絞り、必ず多要素認証を入れます。日常の作業には、管理者ではないアカウントを使います。

退職のときのチェックリスト

退職日に、会社のアカウントを停止する
共有のアカウント（info@ や業務システム）のパスワードを変える
メールの転送先と、ファイルの持ち主を引き継ぐ
貸していたパソコン・スマホを回収し、会社のデータを消す
外部サービス（SNS・広告・ドメイン管理など）の権限を外す

よくある質問

止めたアカウントにも料金はかかりますか？

サービスや契約によって異なります。料金を止めたい場合は、データの引き継ぎを済ませてから削除やライセンスの解除を行ってください。

チェックシートでも聞かれますか？

「退職者のアカウントを速やかに削除していますか」は、よく聞かれる設問の1つです。回答の書き方はチェックシートの回答例にまとめています。

棚卸しを、まとめて任せる

Moshiruのアカウント棚卸しパックは、Google Workspace・Microsoft 365の辞めた人のアカウントと、持ちすぎた権限を仕分けします（100人まで5万円・税別）。やり取りはすべてテキストで、打合せはありません。

アカウント棚卸しパック100人まで5万円チェックシートの回答例退職者の設問も

参考にした資料

IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」