セキュリティの手引き

情報漏洩のお詫び文 例文集｜本人・取引先・社内

公開：2026年10月14日／最終更新：2026年10月14日／Moshiru 岡﨑 悠太

書く前に決めること

• 送る相手：漏れた（おそれがある）本人。項目が人によって違うなら、その人に関係する内容だけを伝えます。
• 送る方法：郵送かメール。本人に確実に伝わる方法にします。
• 問い合わせ窓口：電話番号、メール、受付時間を先に決めます。

連絡先が分からない人には、事案の公表や、問い合わせ窓口を設けて公表する方法で代えられます。

本人へのお詫び（メール）

件名：【重要】お客様の個人情報に関するお詫びとお知らせ

〇〇様

株式会社〇〇の（担当部署）でございます。
このたび、当社の（システム名・サービス名）において、
（不正アクセス／メールの誤送信／書類の紛失）により、
〇〇様の個人情報が外部に漏えいした（漏えいしたおそれがある）
ことが分かりました。
多大なご迷惑とご心配をおかけしますことを、深くお詫び申し上げます。

■起きたこと
〇年〇月〇日、（きっかけ）により分かりました。

■対象となる情報
氏名、メールアドレス、（項目）
※クレジットカード番号は含まれていません／含まれています

■原因
（分かっている範囲で）。詳しい原因は現在調査中です。

■二次被害
現時点で、不正に使われたという報告は確認されていません。

■お願い
・当社を名乗る不審なメールや電話にご注意ください。
・（パスワードの変更、カード明細の確認など、取っていただきたい対策）

■お問い合わせ
専用窓口：（電話番号）（受付時間）
メール：（アドレス）

今後、新たに分かったことは改めてお知らせします。

例文は型です。実態と違う内容をそのまま写さないでください。「二次被害」の行は、確かめた事実だけを書きます。

本人へのお詫び（郵送の文書）

〇年〇月〇日
〇〇様
株式会社〇〇
代表取締役　〇〇〇〇

個人情報の漏えい（おそれ）に関するお詫びとお知らせ

拝啓　平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび、当社がお預かりしている〇〇様の個人情報が、
（原因）により外部に漏えいした（おそれがある）ことが分かりました。
深くお詫び申し上げます。

1．起きたこと　（いつ、何が、どう分かったか）
2．対象となる情報　（項目）
3．原因　（分かっている範囲。調査中の点はその旨）
4．二次被害　（確認された事実）
5．お願い　（本人に取っていただきたい対策）
6．再発防止　（実施した措置と、これから行う措置）
7．お問い合わせ　（窓口・電話番号・受付時間）
敬具

郵送は、メールアドレスが漏れた場合や、高齢の顧客が多い場合に向きます。差出人は、本人が知っている会社名・サービス名にします。

取引先へのお詫び（預かった情報が漏れた場合）

取引先から預かった個人データなら、取引先（委託元）に速やかに、概ね3〜5日以内に知らせます。知らせれば、自社の委員会への報告と本人への通知の義務は免除されます。契約に連絡の決まりがあれば、それに従います。

件名：【至急】お預かりしている個人情報に関するご報告とお詫び

株式会社〇〇　〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
貴社からお預かりしている（業務名）の個人データについて、
（原因）により、漏えいした（おそれがある）ことが分かりました。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

■分かった日時：〇月〇日 〇時ごろ
■対象：（項目）、（件数。確定していなければ「最大〇件」）
■原因：（分かっている範囲）
■行った対応：（機器の切り離し、パスワード変更、調査の依頼）
■これからの予定：（調査結果の見込み日、次のご報告日）
■当社の窓口：（氏名・直通電話・メール）

個人情報保護委員会への報告と、ご本人への通知の進め方について、
ご相談させてください。本日〇時までに、お電話を差し上げます。

メールが乗っ取られている場合は、電話でも同じ内容を伝えます。件数は確定前なら「最大〇件」と書きます。

社内への周知

件名：【社内限り】個人情報の漏えい（おそれ）について

〇月〇日、（システム名）で個人情報の漏えいのおそれが分かりました。
現在、（担当部署）が調査と対応をしています。

■お願い
・外部からの問い合わせには答えず、窓口（〇〇）に回してください。
・SNSや個人のメールで、この件に触れないでください。
・（システム名）にログインしたときに見慣れない画面が出たら、
　すぐに〇〇へ電話してください。

■窓口：〇〇（内線〇〇／携帯〇〇）

社内向けでも、分かっていない人数や原因は書きません。外への説明を窓口1人に絞ることが目的です。

よくある質問

参考にした資料

1. 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」3-5-3-5、3-5-4
2. 個人情報保護委員会「漏えい等の対応とお役立ち資料」
3. 個人情報保護委員会「漏えい等報告の記載例（委託先事例）」