顧客情報の管理ルールを1枚にする｜漏えいの報道を見て、見直したい担当者へ

公開：2026年10月17日／最終更新：2026年10月17日／Moshiru 岡﨑悠太

こんなときに役立ちます

漏えいの報道を見た上司から「うちは大丈夫か」と聞かれたとき
顧客情報の扱いが人によってばらばらで、何から決めればよいか分からないとき

読み終えたあと、社内でこう言えます

「顧客情報の扱いを1枚のルールにまとめました。全員に配って、年に1回見直します」

結論：最初から分厚い規程を作る必要はありません。どこに置くか・誰が見られるか・どう送るか・いつ消すか・漏れたら誰に言うかの5つを、A4で1枚に決めて全員に配れば、最初の見直しとしては十分です。下のひな形の【】を埋めれば、そのまま使えます。

顧客情報のルールは、置き場所、見られる人、送り方、消す時期、漏れたときの連絡の5つを1枚に決める

中小企業の見直しは、まだ少ない

2026年10月に公表された調査（ミツモア）では、9月以降の個人情報漏えいの報道を受けて顧客情報の管理ルールを見直した会社は、大企業の48.2%に対し、中小企業は7.1%でした。危機感が高まった中小企業の37.2%は「何から手をつければよいかわからない」と答えています。

手をつけにくいのは、決めることが多く見えるからです。まず5つだけ決めれば、残りはあとから足せます。

決める5つのこと

置き場所：顧客情報を置いてよい場所を決める（例：会社のクラウドの決まったフォルダと、顧客管理のシステムだけ）。個人のパソコンや私物のスマホには置かない。
見られる人：部署や役割ごとに、見てよい人を決める。退職・異動のときに、その日のうちに外す。
送り方：メールに添付して送らず、共有リンク（期限つき）で送る。宛先は送る前に2人で確かめる。誤送信のときの動きはメールを誤送信したときを使います。
消す時期：取引が終わってから何年残すかを決め、過ぎたら消す。紙はシュレッダーか溶解処理にする。
漏れたら：漏れた・漏れたかもしれないと思ったら、誰に・何分以内に知らせるかを書く。その後の動きは漏えいが起きた直後の72時間にまとめています。

1枚のひな形

【会社名】 顧客情報の取り扱いルール（【年】年【月】月【日】日 制定）

1. 置き場所
　顧客情報は【会社のクラウドの「顧客」フォルダ／顧客管理システム】にだけ置きます。
　個人のパソコンのデスクトップ、私物のスマホ、個人のメールには置きません。

2. 見られる人
　顧客情報を見られるのは【営業部・経理部】の社員だけです。
　退職・異動のときは、その日のうちに【担当者名】が権限を外します。

3. 送り方
　顧客情報をメールに添付して送りません。期限つきの共有リンクで送ります。
　送る前に、宛先を【上長／隣の人】と2人で確かめます。

4. 消す時期
　取引が終わってから【5】年たった顧客情報は、毎年【4】月に消します。
　紙の書類はシュレッダーにかけます。

5. 漏れたら
　漏れた、または漏れたかもしれないと思ったら、【30】分以内に【担当者名・連絡先】に知らせます。
　自分の判断で消したり、相手に連絡したりしません。

このルールは、毎年【4】月に見直します。　責任者：【氏名】

保存年数は、契約や業界のルールで決まっている場合はそちらに合わせてください。決めたら全員に配り、受け取った日を記録しておくと、教育の記録にもなります（受講記録の付け方）。

1枚ができたら、次に読む

パスワードのルール：見られる人を決めたら、ログインの守りも決める
委託先との契約とNDA：顧客情報を外に預けるときの取り決め
会社に必要なルールの一覧：ほかに決めておくこと
個人情報保護委員会への報告：漏えいしたときの報告の書き方

よくある質問

社員が数人でも、ルールは要りますか？

要ります。人数が少ないほど「言わなくても分かる」で済ませがちですが、事故が起きたときに「決めていたこと」を示せるかどうかで、取引先やお客様への説明が変わります。

1枚で足りますか？

最初の見直しとしては足ります。取引先からチェックシートで細かく聞かれるようになったら、その設問に合わせて項目を足していけば十分です。